Les travaux de secrétariat sont traditionnellement effectués en interne. Aujourd’hui, l’évolution des technologies de communication a permis la délégation des tâches courantes en entreprise, à un prestataire externe. Aperçu des avantages du secrétariat externalisé.
De bonnes raisons d’externaliser les travaux de secrétariat
Vous êtes travailleur indépendant ou dirigeant d’une PME ? Pour mieux vous concentrer sur la gestion de vos activités principales, confiez les tâches courantes à une agence de télésecrétariat basée à Madagascar. C’est une solution plus avantageuse dans la mesure où vous n’aurez plus besoin d’investir dans les mobiliers et matériels informatiques pour le service du secrétariat. Vous serez également déchargé de toutes les contraintes administratives liées à l’embauche du personnel adapté.
Quelle que soit la tâche que vous souhaitiez déléguer : transcription de compte-rendu, prise de rendez-vous, permanence téléphonique, relance des impayés, réalisation et gestion de bases de données, rédaction de courriers, etc., un secrétaire professionnel externalisé peut vous fournir une large gamme de prestations, avec la même qualité de services que celle d’un secrétaire classique dans vos locaux.
En sollicitant les services d’un prestataire externe pour les tâches de secrétariat, vos demandes et celles de vos clients seront traitées 7j/7 et 24 h/24 grâce aux heures de travail plus flexibles des réseaux de secrétaires à distance. Vous ne serez alors plus confronté au manque de personnel dû aux arrêts maladies et autres causes d’absentéismes, aux congés payés, etc. De plus, vos requêtes seront traitées dans la plus grande confidentialité puisqu’un assistant à distance est soumis au secret professionnel.
Télésecrétariat Madagascar : même qualité de service qu’un secrétaire en interne
La téléassistance est un secteur encore très peu exploité dans les pays d’Europe et aux États-Unis. C’est un travail plus courant dans les destinations offshores comme Madagascar qui compte aujourd’hui plus d’une cinquantaine d’agences spécialisées en télésecrétariat sur son territoire. Ces entreprises recrutent des télé-secrétaires capables de réaliser les tâches habituellement confiées à une secrétaire en interne. Il peut s’agir de la gestion des mails, l’organisation d’événements, l’accueil téléphonique, la réalisation de devis et de factures, la création de supports de communication, la prospection, etc. En travaillant avec un service de télésecrétariat basé à Madagascar, vous serez informé en temps et en heure du travail réalisé et l’agence s’adapte à vos besoins, d’autant plus que le décalage horaire entre la France et la grande île est seulement d’une heure.
Il est tout de même important de savoir que c’est un métier encore très peu réglementé. Ainsi, de nombreux prestataires proposent des services peu satisfaisants, non conformes aux demandes des donneurs d’ordres. Pour avoir la garantie de bénéficier d’une prestation de qualité, il est conseillé de choisir un prestataire reconnu dans le secteur et justifiant de plusieurs années d’expérience. Il est également recommandé de s’entretenir au préalable avec le prestataire pour évaluer sa réactivité et son professionnalisme.